Gli errori da evitare per avere successo in un progetto di gestione elettronica

• 12 Settembre 2025

Gli errori da evitare per avere successo in un progetto di gestione elettronica dei documenti (GED) in azienda

La dematerializzazione dei documenti risponde a numerose esigenze: lavoro da remoto, produttività, conformità legale. Per avere successo nel tuo progetto di Gestione Elettronica dei Documenti (GED), ecco gli errori da non commettere.

1. Considerare la GED come un semplice strumento

Un progetto di GED è prima di tutto un progetto aziendale globale. Deve rispondere ai bisogni attuali, anticipando al contempo la trasformazione digitale a medio termine. La GED non è solo un software, ma uno strumento strategico per raggiungere obiettivi stabiliti dalle varie funzioni aziendali. Per esempio, una maggiore attrattività dell’azienda, la possibilita di lavorare a distanza, una riduzione dei lavori amministrativo. Coinvolgere gli utenti già nella fase di scelta dello strumento favorisce l’adesione e semplifica la gestione del cambiamento.

2. Trascurare la politica di archiviazione

Una politica di archiviazione chiara migliora l’utilizzo quotidiano della GED. Prima dell’implementazione, è importante definire:

· La durata di conservazione dei documenti.

· Il loro livello di riservatezza.

· I metadati associati.

Assicurati di rispettare gli obblighi legali in materia di protezione dei dati.

3. Sottovalutare l’acquisizione dei documenti

L’acquisizione dei documenti è essenziale per una GED efficace. Un buon sistema deve permettere:

· La gestione dei documenti cartacei.

· L’automatizzazione dell’integrazione dei file digitali (server, email).

Prevedi sin dall’inizio soluzioni adeguate ai tuoi flussi documentali.

4. Immaginare un processo unico di dematerializzazione

La gestione documentale copre l’intero ciclo di vita del documento:

· Acquisizione: integrazione e digitalizzazione dei documenti.

· Gestione: consultazione, modifica, ricerca.

· Circolazione: automatizzazione dei flussi documentali.

Una GED di successo deve gestire tutte queste fasi in modo coerente.

5. Dimenticare l’interoperabilità

La tua GED deve integrarsi armoniosamente con il sistema informativo esistente (ERP, contabilità, HR…). Verifica che lo strumento scelto offra connettori API o scambi di file standardizzati, per garantire un’interazione fluida con i tuoi software aziendali.

Conclusione

Una GED efficace si basa su un approcio globale, che anticipa i bisogni futuri, coinvolge i collaboratori e assicura un'integrazione perfetta nell'ecosistema digitale dell'azienda.

Onys ti accompegna nel progetto di implementazione e ti consiglia le scelte corrette per avere una GED più efficace possibile con una transatione più fluida possibile.

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