La gestione documentale aiuta la sostenibilità

• 24 Agosto 2023

L’archiviazione digitale dei documenti in soccorso dell’ambiente

La sostenibilità è uno dei benefici della gestione documentale che ne delinea l’importanza anche a livello di corporate social responsibility. Si tratta di un’opportunità per le aziende che si stanno muovendo verso l’ottimizzazione dei flussi aziendali e l’eliminazione dell’archivio e che rientra nell’ESG, l’acronimo di Environmental, Social e Governance. 

E’ un tema molto attuale, sempre più al centro del dibattito ed un modello che stanno applicando le imprese più evolute, impegnate nella governance sostenibile, e suggerito anche dalla Camera di Commercio del Canton Ticino. 

Questi valori che stanno ispirando molte aziende prevedono criteri fondamentali da rispettare, uno di questo è l'impegno ambientale.

Questo snodo è cruciale e parte dalla riduzione dell’utilizzo della carta stampata e dall’eliminazione degli spazi di archivio, in favore di forme di archiviazione digitale dei documenti completamente virtuali più green e user friendly. Addio quindi a fogli e faldoni che sommergevano gli uffici, creando confusione, disordine e perdite di tempo: ciò permette anche di recuperare spazio fisico all’interno delle aziende.

Rendere più sostenibili ed ecologici i processi aziendali passa dunque da qui. Inoltre, questi comportamenti si allineano agli obiettivi europei e alle politiche improntati alla transizione ecologica delle attività produttive.

I vantaggi della gestione paperless

È dunque possibile diminuire l’impatto ambientale della propria azienda con la gestione paperless dei documenti.

Cambiare le abitudini dei propri collaboratori porta a dei benefici per l'azienda e per i collaboratori stessi in termini di produttività. 

Lo smart working, diffusosi durante la pandemia, è diventato per molti una consuetudine che ha fatto da catalizzatore di questo processo. Il lavoro smart, necessitando di una digitalizzazione dei documenti per accedere ai dati, ai software e alle informazioni, ha assicurato la prosecuzione delle attività, a prescindere dal device usato e dal luogo di lavoro. Questo metodo innovativo è stato poi adottato in pianta stabile da molte imprese e replicato da chi ancora non ne aveva fatto ricorso, in quanto ne ha apprezzato i numerosi benefici. 

La gestione documentale favorisce lo smartworking, modalità che ha portato al calo del traffico veicolare, responsabile di emissioni di sostanze inquinanti che incidono negativamente sulla qualità dell’aria, causando inquinamento atmosferico.

Inoltre il lavoro agile permette all’azienda di risparmiare sulle postazioni dell’ufficio e sulle conseguenti spese delle utenze elettriche, ottimizzando i consumi energetici ed evitando lo spostamento dei dipendenti, che risparmiano sulla benzina o sugli abbonamenti ai trasporti pubblici.

Oltre al risparmio economico, bisogna considerare il benessere dei lavoratori, che potendo gestire i documenti da remoto con il Document Management System, possonor ottimizzare il workflow documentale in modo flessibile e autonomo, riuscendo a performare meglio. Il benessere dei dipendenti ricade a cascata su tutta l’azienda e sui clienti. 

Il ruolo strategico della gestione documentale

I software per la gestione documentale che proponiamo sono soluzioni integrate che hanno un valore strategico. Fornire ai propri dipendenti l’accesso ai processi e agli strumenti, assicurare la tracciabilità di file, la condivisione di dati, la possibilità di convalida e firma da remoto, hanno anche permesso di misurare l’efficacia di processi e attività.

Tutto ciò garantisce efficienza e coerenza con il proprio sistema di qualità, consentendo all’azienda di raggiungere i propri obiettivi aumentando la produttività ma mantenendo lo stesso consumo.

Pertanto digitalizzare i documenti è fondamentale per modernizzare i flussi documentali e affrontare la sfida cruciale della riduzione delle emissioni e dell’utilizzo delle risorse, ma anche quella relativa al domani, in cui giocano un ruolo importante la flessibilità, la velocità e la capacità di trasformazione.

Si registra una consapevolezza sempre maggiore del ruolo del digitale, utile a supportare imprese che siano allo stesso tempo sostenibili e più preparate per le sfide del futuro.