GESTIONE DOCUMENTALE

Gestione documentale. Perché?

Perché ottimizzare la mia azienda con l'archiviazione digitale permette di:

  • Classificare i documenti
  • Ricercare
  • Verificare, convalidare e firmare
  • Condividere

E nel contempo la digitalizzazione dei documenti consente di:

  • Rispettare le normative del settore
  • Essere coerente con il mio sistema di qualità
  • Avere sempre accesso ai documenti
ONYS PROPONE DI IMPLEMENTARE LA GESTIONE DOCUMENTALE

Gestione documentale. Come?

Sviluppo di una soluzione di gestione documentale elettronica basata su una tecnologia di ultima generazione
Approccio top down
(capire l'azienda cliente e proporre una soluzione su misura)
Metodo agile, capace di realizzare in poco tempo una soluzione che risponde alle necessità del cliente.
Sviluppo in casa di funzionalità avanzate e specifiche alle esigenze del cliente.
GESTIRE I VOSTRI DATI AZIENDALI

Gestione documentale. Cosa s'intende?

La gestione documentale o Documenti Management System comprende questa serie di elementi: è l'insieme di processi e infrastrutture per la gestione dei documenti in azienda, che, tramite software specifici, consente di monitorare, organizzare e archiviare i documenti digitalmente in totale sicurezza.

Proponiamo di strutturare il DMS aziendale seguendo i seguenti passi:

  • Analisi e documentazione dei processi attuali
  • Design dei processi strutturati da un software ECM (Enterprise Content Management)
  • Implementazione del software e dei nuovi processi in azienda

Sistema di gestione documentale per i dati aziendali

Scopri tutte le possibilità del nostro(/i) DMS
Gestione fatture
Gestione Fatture

Flusso di lavoro standardizzato con allineamento alla compliance aziendale

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Archiviazione
Archiviazione

Archiviazione digitale dei documenti secondo il Codice Svizzero delle Obbligazioni

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Gestione Contratti
Gestione Contratti

Semplificazione e standardizzazione del processo

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FAQ

Che cos'è un documento aziendale?

Nell'ambito della gestione documentale, il documento aziendale contiene i dati aziendali indelebilmente fissati in un determinato momento.
Si differenzia quindi da file e record inseriti in gestionali o supporti cartacei di fatture, ordini, registri vendite/acquisti, note di credito proprio per la sua immodificabilità della datazione di creazione/modifica/eliminazione, caratteristica fondamentale in ottica di gestione, archiviazione e conservazione.
L'obiettivo del documento aziendale è la comunicazione verso e da l’esterno dell’azienda, rispondendo a requisiti di tipo legale, contrattuale o in conformità a requisiti specifici del settore.

Gestione documentale.

Chi è il responsabile ?

Onys sviluppa i progetti in collaborazione con il cliente: una configurazione di base è da subito visibile con il cliente, che può testare e dare il suo feedback prima di un ulteriore sviluppo.

Il responsabile della gestione documentale è definito e gestito dal sistema di qualità per essere conformi ai requisiti del settore di appartenenza.

La gestione documentale è un supporto fondamentale per facilitare i processi di lettura/scrittura/cancellazione dei documenti e mantenere lo storico delle visualizzazioni e modifiche.

In caso di audit per la certificazione di qualità, la gestione documentale è il mezzo migliore a disposizione del responsabile per fornire all’auditor dati certi e consolidati nel tempo.

FAQ

Quanto è il rischio nell'implementare la gestione documentale?

Con l'implementazione agile, priorizzando le funzionalità con più valore aggiunto il rischio di realizzare un sistema che non corrisponde alle esigenze aziendali è molto basso

FAQ

Quanto dura l'implementazione di un sistema di gestione documentale?

Dipende dalla complessità di integrazione. In ogni caso con l'pproccio agile si può già velocemente attivare delle funzionalità che portano un buon valore aggiunto

Cosa sono gli investimenti e che benefici mi porta un sistema di gestione documentale?

Cosa sono gli investimenti e che benefici mi porta un sistema di gestione documentale?
FAQ

Se inserisco dei valori di indicizzazione sbagliati rischio di non ritrovare il documento?

Si può effettuare una ricerca "aperta" in stile Google che verrà effettuata sul documento, allegati, metadati e commenti. In questo modo ritroviamo sicuramente il documento.

FAQ

Mi serve un’infrastruttura particolare?

No, con la soluzione cloud SAAS(Software as a Service) non esiste nessuna necessità di infrastruttura solo un collegamento internet e un browser.

Come

implementare la gestione documentale con Onys

implementare la gestione documentale con Onys
  • Sviluppo di una soluzione di gestione documentale elettronica basata su una tecnologia di ultima generazione
  • Approccio top down (capire l’azienda cliente e proporre una soluzione su misura)
  • Approccio agile, capace di realizzare in poco tempo una soluzione che risponde alle necessità del cliente
  • Sviluppo in casa di funzionalità avanzate e specifiche alle esigenze del cliente.
FAQ

Cosa s'intende per supporto dei processi aziendali?

L'approvazione delle fatture, l'accesso alle informazioni da ogni luogo e con qualsiasi dispositivo, il flusso dei documenti, i processi standardizzati e l'integrazione dell'archivio esistente

FAQ

Quali sono i vantaggi della digitalizzazione dei documenti?

La gestione elettronica documentale comporta la perennità e l'integrità dei documenti, l'estrazione automatica dei dati aziendali, l'eliminazione della carta e la possibilità di avere file in formato PDF/A o nativo.

ONYS DIGITAL SOLUTIONS
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Cambiare le abitudini dei propri collaboratori porta a dei benefici per l'azienda e per i collaboratori stessi.

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