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17 Febbario 2023Con il nostro partner Softcodex Sagl abbiamo creato un connettore orizzontale tra doc-ecm e vtenext...
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Perché ottimizzare la mia azienda con l'archiviazione digitale permette di:
E nel contempo la digitalizzazione dei documenti consente di:
La gestione documentale o Documenti Management System comprende questa serie di elementi: è l'insieme di processi e infrastrutture per la gestione dei documenti in azienda, che, tramite software specifici, consente di monitorare, organizzare e archiviare i documenti digitalmente in totale sicurezza.
Proponiamo di strutturare il DMS aziendale seguendo i seguenti passi:
Nell'ambito della gestione documentale, il documento aziendale contiene i dati aziendali indelebilmente fissati in un determinato momento.
Si differenzia quindi da file e record inseriti in gestionali o supporti cartacei di fatture, ordini, registri vendite/acquisti, note di credito proprio per la sua immodificabilità della datazione di creazione/modifica/eliminazione, caratteristica fondamentale in ottica di gestione, archiviazione e conservazione.
L'obiettivo del documento aziendale è la comunicazione verso e da l’esterno dell’azienda, rispondendo a requisiti di tipo legale, contrattuale o in conformità a requisiti specifici del settore.
Onys sviluppa i progetti in collaborazione con il cliente: una configurazione di base è da subito visibile con il cliente, che può testare e dare il suo feedback prima di un ulteriore sviluppo.
Il responsabile della gestione documentale è definito e gestito dal sistema di qualità per essere conformi ai requisiti del settore di appartenenza.
La gestione documentale è un supporto fondamentale per facilitare i processi di lettura/scrittura/cancellazione dei documenti e mantenere lo storico delle visualizzazioni e modifiche.
In caso di audit per la certificazione di qualità, la gestione documentale è il mezzo migliore a disposizione del responsabile per fornire all’auditor dati certi e consolidati nel tempo.
Con l'implementazione agile, priorizzando le funzionalità con più valore aggiunto il rischio di realizzare un sistema che non corrisponde alle esigenze aziendali è molto basso
Dipende dalla complessità di integrazione. In ogni caso con l'pproccio agile si può già velocemente attivare delle funzionalità che portano un buon valore aggiunto
Si può effettuare una ricerca "aperta" in stile Google che verrà effettuata sul documento, allegati, metadati e commenti. In questo modo ritroviamo sicuramente il documento.
No, con la soluzione cloud SAAS(Software as a Service) non esiste nessuna necessità di infrastruttura solo un collegamento internet e un browser.
L'approvazione delle fatture, l'accesso alle informazioni da ogni luogo e con qualsiasi dispositivo, il flusso dei documenti, i processi standardizzati e l'integrazione dell'archivio esistente
La gestione elettronica documentale comporta la perennità e l'integrità dei documenti, l'estrazione automatica dei dati aziendali, l'eliminazione della carta e la possibilità di avere file in formato PDF/A o nativo.
Cambiare le abitudini dei propri collaboratori porta a dei benefici per l'azienda e per i collaboratori stessi.
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